POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH (RODO)
Fundacja Hemmersbach Kids’ Family
I. Administrator danych (kto zarządza danymi?)
Administratorem danych osobowych jest Fundacja „Hemmersbach Kids’ Family” z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wyścigowa 58, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000817874, NIP 8992873208. Kontakt: hkf@kids-family.org
II. Cel przetwarzania wraz z kategoriami danych osobowych (po co i jakie dane będą potrzebne?)
Fundacja przetwarza dane osobowe wyłącznie w związku z realizacją swoich działań statutowych. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach:
- Realizacja projektów i programów wsparciowych — w tym przyjmowanie wniosków o wsparcie, weryfikacja formalna i merytoryczna, udzielanie pomocy diagnostycznej, terapeutycznej, edukacyjnej i innej. Dane: identyfikacyjne, kontaktowe, dane podopiecznych, dane opiekunów, informacje dotyczące sytuacji zgłaszanej we wniosku.
- Prowadzenie kampanii społecznych, edukacyjnych i informacyjnych, w tym obsługa formularzy kontaktowych i zapytań kierowanych do Fundacji. Dane: identyfikacyjne, kontaktowe.
- Współpraca z darczyńcami, sponsorami, wolontariuszami oraz partnerami organizacyjnymi i instytucjonalnymi. Dane: identyfikacyjne, kontaktowe, niezbędne dane dotyczące współpracy.
- Realizacja działań komunikacyjnych i marketingowych Fundacji, np. newsletter (jeśli wyrażono zgodę). Dane: identyfikacyjne, kontaktowe.
- Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Fundacji, m.in. związanych z dokumentacją finansową, sprawozdawczością, archiwizacją. Dane: wynikające z obowiązujących przepisów.
- Zarządzanie stroną internetową i bezpieczeństwem IT — statystyki, logi, zabezpieczenia serwera. Dane: adres IP, dane techniczne, pliki cookies (szczegółowe informacje mogą znajdować się w „Polityce cookies”).
III. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane są przetwarzane:
- na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- w ramach realizacji działań statutowych Fundacji i obsługi wniosków o wsparcie (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO),
- w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Fundacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- w uzasadnionym interesie Fundacji, np. kontakt, ochrona roszczeń, komunikacja (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jeżeli przetwarzane są szczególne kategorie danych (np. zdrowotne), odbywa się to wyłącznie po wyrażeniu wyraźnej zgody lub w zakresie dopuszczonym przez przepisy prawa (art. 9 RODO).
IV. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które wspierają Fundację w realizacji jej działań statutowych, w szczególności:
- Pracownikom i współpracownikom spółek grupy Hemmersbach wspomagających działania Fundacji.
- Podmiotom świadczącym usługi dla Fundacji, takim jak:
- dostawcy systemów i usług IT,
- firmy księgowe, doradcze, prawne.
- Podmiotom realizującym wsparcie diagnostyczne, terapeutyczne, edukacyjne lub inne, z którymi Fundacja współpracuje przy realizacji programów pomocowych.
- Partnerom projektowym na zasadach określonych w umowach lub regulaminach projektów.
Wszystkie te podmioty przetwarzają dane zgodnie z RODO i zawartymi umowami powierzenia.
V. Przekazywanie danych poza EOG
Fundacja nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych, chyba że użytkownik korzysta z usług, które samodzielnie przekazują dane (np. narzędzia Google, media społecznościowe) – wówczas obowiązuje ich odrębna polityka prywatności.
VI. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Na podstawie danych osobowych nie są podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje się profilowania.
VII. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania lub aktualizacji danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do realizacji działań Fundacji (np. rozpatrzenia wniosku o wsparcie, kontaktu, udziału w projekcie).
VIII. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres:
- niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane,
- realizacji projektu/programu wsparciowego,
- przez czas wymagany przepisami prawa (np. dokumentacja finansowa – 5 lat),
- do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- do czasu cofnięcia zgody — gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
IX. Kontakt
W sprawach związanych z ochroną danych można skontaktować się z Administratorem:
